Hoe gaan we met jouw privacy om?
Mei 2018
De aanleiding
In deze notitie staat hoe we met je persoonsgegevens omgaan en wat we doen om te zorgen dat je gegevens bij ZFCZaandijk in veilige handen zijn. De aanleiding hiervoor zijn de toenemende digitalisering en de risico’s die daarbij ontstaan. De Europese Unie heeft het initiatief genomen tot een algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Vanaf 25 mei 2018 gaat deze regelgeving in. Dit geldt ook voor verenigingen zoals ZFCZaandijk. We willen goede afspraken maken over wat we vastleggen en wie daar toegang toe heeft. Daarnaast vertrouwen we erop dat we allemaal alert en attent kunnen zijn. Daarom nodigen we iedereen uit die een op- of aanmerking heeft over de omgang met persoonsgegevens contact op te nemen met het bestuur via info@zfc-zaandijk.nl.
De kern van de nieuwe wet
ZFCZaandijk voldoet aan de eisen van de wet als zij een onderbouwd antwoord kan geven op de vragen: waarom verwerken we gegevens? Wat leggen we precies vast? Met wie delen we gegevens? Hoe lang bewaren we gegevens.
Welke gegevens hebben wij van jou?
Al je persoonsgegevens zijn opgeslagen in de database van ZFCZaandijk. Voor leden en leerlingen worden de volgende gegevens bijgehouden: Je naam, adres, postcode en woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, datum lidmaatschap of startdatum lessen, of je in de Samenspelgroep en/of in het Groot Orkest speelt, wat je status is (spelend lid, leerling, erelid, lid van verdienste, niet-spelend lid, oud-lid).
Van leerlingen en leden leggen we de geboortedatum vast en als je minderjarig bent leggen we vast wie je ouder/verzorger is met wie we contact onderhouden. Verder leggen we eventuele bestuurs- en commissiefuncties en -periodes vast.
Je persoonsgegevens komen ook voor op lijstjes voor de inventarisatie van de acties (vriend werven, afkoop, grote clubactie) of overzichten van aanwezigheid of bijv. deelname aan een activiteit. Deze lijstjes worden vanwege de financiële afhandeling aan de penningmeester overgedragen en daarna alleen in de boekhouding bewaard. Lijstjes zonder financiële aspecten worden na de activiteit verwijderd van de computer(s) waar ze zijn opgeslagen.
Van dirigenten en docenten leggen we de volgende gegevens vast: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, datum start en einde als dirigent en docent. Van adverteerders en vrienden van ZFC wordt de naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en de datum van start en einde van de geleverde bijdrage vastgelegd.
Waarom vragen we deze gegevens?
We vragen deze gegevens voor vastlegging en administratie. We gebruiken de gegevens voor communicatie over de activiteiten, lessen, evenementen en concerten. Je bankrekeningnummer weten we na een eerste betaling van een factuur of ontvangst van lesgeld, contributie of een vriendenbijdrage.
Hoe lang bewaren we je gegevens?
Bij beëindiging van het lidmaatschap of het eindigen van het dirigent- of docentschap wordt toestemming gevraagd om je gegevens oneindig te mogen bewaren. We vragen dit om bij belangrijke momenten in de vereniging, (bijvoorbeeld een jubileumjaar) oud-leden, dirigenten en docenten te kunnen betrekken. Daarnaast is er bij het 100-jarig bestaan en het 125-jarig bestaan historisch onderzoek gedaan. Mede op basis van de bewaarde gegevens is een reconstructie gemaakt van de geschiedenis van ZFC. We willen de mogelijkheid hebben om in de toekomst de geschiedenis van ZFC verder aan te vullen. Bij weigering van de toestemming worden je gegevens verwijderd.
De gegevens van Vrienden van ZFC en adverteerders worden binnen een maand na opzegging van de bijdrage verwijderd.
Gegevens over je bankrekeningnummer en de tenaamstelling worden alleen bewaard in de financiële administratie en in het programma Penningmeester. Voor deze gegevens geldt de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
In de database leggen we vast voor actieve leden en leerlingen welk instrument wordt bespeeld. Dit doen we om inzicht te houden op de bezetting.
De instrumentenbeheerder houdt in een apart overzicht alle instrumenten in eigendom van ZFC bij, inclusief merk, type, serienummer en de waarde en indien bespeeld, de naam van het lid of de leerling. Dit laatste is noodzakelijk om te bepalen wie een instrument heeft geleend en de betaling van de bijdrage voor het bespelen van een verenigingsinstrument.
Als je een eigen instrument bespeelt dat verzekerd is via de collectieve verzekering, dan leggen we in dit overzicht vast welk instrument het is (plus merk, type en serienummer), welke waarde het heeft en je naam. Dit laatste is in verband met de bijdrage die je betaalt voor de verzekering.
Hoe komen we aan deze gegevens?
We krijgen deze gegevens van jou via een aanmeldingsformulier. In eerste instantie kun je je aanmelden via de website, daarna volgt het invullen van een fysiek formulier. Hierop kun je aangeven dat je toestemming geeft voor het opslaan van je gegevens en kun je aangeven of je toestemming geeft voor het publiceren van foto’s waar je op voorkomt. Dit laatste geldt alleen voor leden en leerlingen.
Tot waar gaat de verantwoordelijkheid van ZFCZaandijk?
De gegevens die zijn opgeslagen in de database, de financiële administratie, op de website, op lijstjes (instrumentenoverzicht, inventarisatielijstjes), de openbare ZFCpagina en de besloten ZFC-pagina op Facebook en het Twitteraccount @ZFCZaandijk.
Alle informatie die buiten de vereniging om door een lid en/of leerling van ZFC of een andere betrokkene (familielid, invaller, oud-lid, Vriend, sponsor, klant, leverancier of subsidiegever etc.) op persoonlijk initiatief wordt achtergelaten, valt buiten de verantwoordelijkheid van ZFCZaandijk. Denk hierbij aan het plaatsen van teksten, commentaren en foto’s in de (sociale) media, ook als dit een ZFC-pagina betreft.
Huurlocaties, leveranciers en subsidieverstrekkers
Persoonsgegevens van contactpersonen van huurlocaties, leveranciers en subsidieverstrekkers worden door ZFCZaandijk verwerkt voor vastlegging, communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen of het verstrekken van een opdracht. De basis voor vastlegging van deze persoonsgegevens is de overeengekomen opdracht of e-mailwisseling, persoonlijk of telefonisch contact over een concertlocatie, subsidieregeling of een aanvraag waarvoor vervolgcontact aan de orde is. De gegevens die we hiervoor vastleggen zijn: naam het bedrijf of organisatie, voor- en achternaam van de contactpersoon, telefoonnummer, e-mailadres en als communicatie in door de subsidieverstrekker per post wordt vereist, het adres en de woonplaats van de contactpersoon van de organisatie.
Deze persoonsgegevens worden door ZFCZaandijk opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst, de subsidieperiode en afhandelingsperiode en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verstrekking persoonsgegevens aan derden
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij delen met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door je verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor de hosting van onze website en achterliggende database. Met deze partij is een verwerkersovereenkomst afgesloten.
Met de KNMO, onze landelijke bond, is een verwerkersovereenkomst afgesloten.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan buiten de EU gevestigde partijen.
Minderjarigen
Wij verwerken geen persoonsgegevens van minderjarigen zonder toestemming van een ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van je te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we de volgende maatregelen genomen:
Over de database: de personen die namens ZFCZaandijk van je gegevens kennis kunnen nemen zijn uitsluitend de bestuursleden en de systeembeheerder. Bestuur en systeembeheerder hebben volledige functionaliteit (bekijken, bewerken en verwijderen van gegevens) in het Adminpanel. Zij hebben een geheimhoudingsplicht.
De leden van de Programmacommissie hebben enkel toegang tot de muziekbibliotheek met volledige functionaliteit daarvan.
De Bibliothecaris heeft toegang tot de muziekbibliotheek met volledige functionaliteit daarvan en tot de e-mailmodule waarin eenzijdig inzicht is te verkrijgen in contactpersonen (naam en e-mailadres). Dit wordt gebruikt om vast te leggen welke muziekstukken zijn geleend van of uitgeleend aan andere verenigingen.
De toegang tot de database is beveiligd met een gebruikersnaam en een wachtwoord. Wij maken dagelijks een back-up van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
Over de website
De website maakt gebruik van cookies en dit is hoe we ermee omgaan:
- Deze website maakt gebruik van zogeheten session cookies. Session cookies zijn functionele cookies, bedoeld om de website goed te laten werken. Voor het gebruik van session cookies is het niet vereist om de internetgebruiker eerst om toestemming te vragen. Deze cookies bevatten elke keer dat je de website bezoekt een ander, tijdelijk nummer. De session cookies worden na het afsluiten van je browser verwijderd.
- Voor geanonimiseerd volgen van gebruikersgedrag wordt gebruik gemaakt van Google Analytics. Gegevens die worden verzameld door Google zijn:
- cookies;
- IP-adres (gemaskeerd);
- user agents (browsers, operating system);
- gebruikte zoektermen om via externe zoekmachines op onze website te komen;
- gebruikte links binnen de website;
- gebruikte links om op onze website te komen
Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie, alsook het specifieke privacybeleid van Google Analytics. - Je kan via browserinstellingen het volgen met cookies uitzetten.
Content van derde partijen
- Zfc-zaandijk.nl maakt gebruik van embedded content van Youtube voor youtubefilmpjes op de website.
Bij aanschaf van een toegangsbewijs via het ticketsysteem van ZFC, wordt de naam van de aankopende bezoeker vastgelegd. Eenmaal per jaar worden alle namen van deze bezoekers gewist. Het e-mailadres van de bezoeker wordt niet opgeslagen maar eenmaal gebruikt om de toegangsbewijzen toe te sturen.
We evalueren eenmaal per jaar onze maatregelen en brengen verslag van de bevindingen uit op de Algemene Ledenvergadering.
Rechten omtrent je gegevens
Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van je ontvangen hebben. Tevens kunt je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of aan een andere partij. Je kunt altijd je toestemming voor de verwerking van je persoonsgegevens intrekken. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan deze verzoeken.
Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je om direct contact met ons op te nemen. Als de behandeling van de klacht of de oplossing voor de klacht niet tot tevredenheid stemt, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als je naar aanleiding van ons privacybeleid nog vragen of opmerkingen hebt neem dan contact met ons op. Contactgegevens ZFCZaandijk, secretaris@zfc-zaandijk.nl, Benny Goodmanstraat 9, 1544 LP Zaandijk.